Obrada podataka za kancelarije

Ova strana je javni sažetak uslova pod kojima obrađujemo podatke koje advokatska kancelarija unosi u aplikaciju AdvokatX. Obavezujući ugovor o obradi podataka o ličnosti, sa sadržinom iz člana 45. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti ("Sl. glasnik RS", br. 87/2018, u daljem tekstu: ZZPL), zaključuje se posebno sa svakom kancelarijom, uz ugovor o korišćenju aplikacije. Ako se ova strana i potpisani ugovor razlikuju, važi ugovor.

Uloge

• Kancelarija je rukovalac. Ona određuje zašto i kako se obrađuju podaci njenih klijenata i predmeta, i odgovara za zakonitost te obrade, uključujući pravni osnov i obaveštavanje klijenata.
• Mi smo obrađivač. Podatke obrađujemo samo u ime kancelarije i po njenim uputstvima, isključivo da bismo pružali aplikaciju.

Za podatke o korisničkim nalozima advokata i zaposlenih (radi prijave, bezbednosti i obračuna pretplate) mi smo rukovalac. To je opisano u Politici privatnosti.

Predmet i trajanje obrade

Predmet obrade je čuvanje i obrada podataka koje kancelarija unosi u aplikaciju radi vođenja predmeta, rokova, dnevnika rada, dokumenata, aktivnosti i fakturisanja. Obrada traje dok traje ugovor o korišćenju aplikacije, uključujući probni period, i period nakon prestanka ugovora potreban za izvoz i brisanje podataka.

Priroda i svrha obrade

Obrada obuhvata prijem, čuvanje, organizovanje, pretraživanje, prikaz, izvoz, izradu rezervnih kopija i brisanje podataka, kao i slanje obaveštenja korisnicima kancelarije (na primer o dodeljenim zadacima i rokovima). Podatke ne koristimo ni za jednu sopstvenu svrhu: ne analiziramo ih, ne koristimo ih za oglašavanje, ne prodajemo ih i ne koristimo ih za razvoj drugih proizvoda.

Vrste podataka

Podaci koje kancelarija unese, što tipično obuhvata:

• identifikacione i kontakt podatke klijenata, suprotnih strana i drugih učesnika u postupku,
• podatke o predmetima, postupcima, rokovima i ročištima,
• beleške, prepisku i dokumente u predmetu,
• podatke o aktivnostima, satima rada, obračunima, fakturama i uplatama,
• podatke o korisnicima kancelarije u meri u kojoj se vide u predmetima (ko je šta uneo ili izmenio).

Dokumenti i beleške mogu sadržati i naročite vrste podataka o ličnosti (na primer o zdravlju) i podatke u vezi sa krivičnim postupcima. Kancelarija odlučuje da li će ih uneti i odgovara za pravni osnov te obrade.

Kategorije lica na koja se podaci odnose

Klijenti kancelarije i njihovi zastupnici, suprotne strane, svedoci, veštaci i drugi učesnici u postupcima, kontakt osobe kod pravnih lica, kao i advokati, pripravnici i zaposleni u kancelariji.

Uputstva kancelarije

Podatke obrađujemo samo po dokumentovanim uputstvima kancelarije. Uputstva su sam ugovor i radnje koje ovlašćeni korisnici kancelarije izvršavaju u aplikaciji. Ako smatramo da je neko uputstvo suprotno ZZPL ili drugom propisu, odmah o tome obaveštavamo kancelariju. Podatke otkrivamo državnom organu samo kada to nalaže zakon, i o tome obaveštavamo kancelariju pre otkrivanja, osim ako je to zakonom zabranjeno.

Poverljivost

Podaci u aplikaciji su deo advokatske tajne kancelarije (član 20. Zakona o advokaturi). Pristup podacima imaju samo lica koja rade na održavanju aplikacije i kojima je pristup neophodan, i ona su obavezana na čuvanje poverljivosti ugovorom ili zakonom. Sadržaju predmeta i dokumenata ne pristupamo, osim kada kancelarija to zatraži radi podrške ili kada je to neophodno za otklanjanje kvara ili bezbednosnog incidenta.

Mere zaštite

Tehničke i organizacione mere u skladu sa članom 50. ZZPL, među kojima:

• Izolacija po kancelariji na nivou baze podataka (row-level security u PostgreSQL-u), ne samo u aplikaciji.
• Obavezna dvofaktorska prijava za svakog korisnika i pristup modulima prema ulozi u kancelariji.
• Evidencija izmena (audit log) - ko je i kada kreirao, izmenio, obrisao ili vratio predmete, dokumente i obračune.
• Šifrovana veza (HTTPS) za sav saobraćaj.
• Dokumenti bez javnog linka - preuzimanje samo preko kratkotrajnih potpisanih linkova ili provere prava pristupa.
• Zaštita od greške korisnika - obrisane stavke prelaze u Obrisano, odakle ih administrator kancelarije može vratiti.
• Šifrovane rezervne kopije baze podataka, čuvane odvojeno od servera na kome aplikacija radi.

Gde se čuvaju dokumenti

Kancelarija bira jednu od dve opcije:

• Hostovano skladište - S3-kompatibilno skladište objekata, odvojeno po kancelariji. Pružalac i lokacija skladišta navode se u ugovoru sa kancelarijom.
• Sopstveni NAS uređaj kancelarije - dokumenti ostaju u kancelariji, a aplikacija im pristupa preko lokalnog agenta. Za čuvanje i rezervne kopije tih dokumenata odgovorna je kancelarija.

Podobrađivači

Za pružanje aplikacije angažujemo sledeće podobrađivače:

Sa svakim podobrađivačem imamo ugovor koji ga obavezuje na iste obaveze zaštite podataka. O nameri da dodamo ili zamenimo podobrađivača obaveštavamo kancelariju unapred, najmanje 30 dana, i kancelarija ima pravo da iznese primedbu. Za rad podobrađivača odgovaramo kancelariji kao za sopstveni.

Prenos podataka iz Srbije

Podaci se čuvaju u Srbiji ili u državama Evropske unije, koje se nalaze na listi država sa primerenim nivoom zaštite (član 64. ZZPL i Odluka o listi država, "Sl. glasnik RS", br. 55/2019). U državu van te liste podatke ne prenosimo bez prethodne saglasnosti kancelarije i odgovarajućeg osnova iz člana 65. ZZPL.

Pomoć kod prava lica

Ako se klijent ili drugo lice obrati nama sa zahtevom u vezi sa svojim podacima, prosleđujemo ga kancelariji i ne odgovaramo mu sami. Aplikacija omogućava kancelariji da podatke pronađe, ispravi, izveze i obriše. Kada to nije dovoljno, pomažemo kancelariji da odgovori na zahtev u zakonskom roku.

Povreda podataka

Ako saznamo za povredu podataka kancelarije, obaveštavamo kancelariju bez nepotrebnog odlaganja, sa podacima koji su nam poznati o prirodi povrede, kategorijama i približnom broju pogođenih lica i zapisa, verovatnim posledicama i preduzetim merama. To omogućava kancelariji da, kada je potrebno, obavesti Poverenika u roku iz člana 52. ZZPL (72 časa) i obavesti pogođena lica u skladu sa članom 53. ZZPL. Kancelariji pomažemo i kod procene uticaja obrade i prethodnog mišljenja Poverenika (članovi 54. i 55. ZZPL), u meri u kojoj se to odnosi na aplikaciju.

Po završetku saradnje

• Kancelarija u svakom trenutku može da izveze sve svoje podatke: tabele u CSV/XLSX formatu i, po izboru, sve dokumente iz skladišta, u jednoj ZIP arhivi.
• Po prestanku ugovora, kancelarija ima rok naveden u ugovoru da izveze podatke. Nakon toga podatke brišemo iz aplikacije i hostovanog skladišta i o tome dajemo pisanu potvrdu.
• Kopije u rezervnim kopijama brišu se u redovnom ciklusu, najkasnije 90 dana nakon brisanja iz aplikacije.
• Podatke zadržavamo duže samo ako to zahteva zakon, i tada ih ne obrađujemo ni za šta drugo.

Provera i nadzor

Na zahtev kancelarije dajemo sve informacije potrebne da se utvrdi da ispunjavamo obaveze iz ugovora i člana 45. ZZPL, i omogućavamo proveru od strane kancelarije ili lica koje ona ovlasti, uz prethodnu najavu i obavezu čuvanja poverljivosti. Kancelarija u aplikaciji sama vidi evidenciju izmena nad svojim podacima.

Kontakt

Pitanja o obradi podataka i zahtev za ugovor o obradi pošaljite na office@advokatx.rs.

• Poslovno ime: Nikola Arsić PR Grafičko dizajniranje NA DOTCOM Smoljinac
• Skraćeno poslovno ime: Nikola Arsić PR NA DOTCOM
• Pravna forma: preduzetnik
• Sedište: Moravska 7, 12312 Smoljinac, opština Malo Crniće, Srbija
• Matični broj: 67173953
• PIB: 113904435
• E-pošta: office@advokatx.rs